Bonjour à tous,
Je suis très contente aujourd’hui de commencer la série « Préparer la rentrée ! ». Dans ce premier article de la série nous allons parler d’organisation. Avant de commencer, sachez que cet article est accompagné d’un PDF contenant les trois pages que je considère comme les plus importante dans un Bullet Journal pour étudiant mais aussi pour professionnel (alors évidement le plus important ce sont les to do list quotidiennes mais là je parle des pages en plus). Je vous propose ce PDF pour que tout le monde puisse en profiter, je sais que le Bujo n’est pas fait pour tout le monde, j’aime ce système parce qu’il est complet, flexible et pratique et grâce à ce système j’ai pu avoir mon bac avec de très bons résultats à mes yeux et faire mes études dans un milieu que j’adore tout en mettant en place très récemment des routines, me permettant de me lever plus tôt, de mieux apprécier chaque activité. Mais nous n’allons pas parler Bullet Journal aujourd’hui, parce que je veux que cet article soit pour tout le monde. Donc on parlera organisation, comme toujours je vais revenir en détail sur le pourquoi, l’important ce l’organisation, puis sur le comment faire pour optimiser au maximum son organisation.
L’organisation est en réalité un sujet très personnel, dans le sens où certaines personnes seront très organisées de manière assez intuitive et sans forcément avoir besoin de notes ou même d’agenda, et d’autre comme moi auront besoin de tester plein de méthode avant de trouver la bonne. Personnellement je fonctionne surtout avec mon Bujo et j’ai aussi un espace de travail sur Notion.so mais je suis quoiqu’il arrive toujours plus à l’aise avec la bonne vieille méthode papier crayon qu’avec l’organisation numérique. Mais je me suis surtout intéressée à ce que m’a apporté mon organisation. Premièrement ça m’a permis d’inclure récemment une routine matinale qui me fait énormément de bien, j’en ai parlé samedi 24 mais pour simplifier je dirais que mon organisation m’a permis de constater que le moment le plus pratique pour moi pour prendre un temps personnel, réservé à des activités sélectionnées, et important était le matin, de 5h30 à 7h. Simplement parce qu’avec mon organisation j’ai pu établir des blocks de temps dont je reparlerais plus tard, ces block m’ont permis de voir que si mes cours commençaient à 8h, pour avoir le temps de faire cette routine tout en ayant le temps de manger et me préparer sans être en retard, ça revenait à me lever très tôt, et donc grâce à mon organisation j’ai pu mettre ça en place avant la rentrée et donc d’être pleinement habituée avant même d’y être. Dans la même lignée, cette organisation permet d’avoir des loisirs, de pouvoir établir des créneaux de la journée ou la semaine réservés à des activités comme du sport ou autres loisirs qui font que vous ne perdez pas de vu vos autres projets et plus important encore vous maintenez des passions, de plus si contrairement à moi vous ne pouvez pas vous permettre de placer des heures pour vous avant et après le travail ces créneaux de loisirs pourront les remplacer si vous le voulez. L’organisation permet aussi de limiter les sources de stress, vous saurez précisément ce que vous devez faire, quand vous devez le faire et comment vous devez le faire, vous aurez une vision globale de ce qui est urgent et important. Ensuite, grâce à l’organisation vous aurez aussi une trace de vos erreurs et de vos succès qui seront donc plus simple à observer et à comprendre pour apprendre d’eux (par exemple constater que vous dépensez beaucoup en café à la machine de la fac alors que vous pourriez payer une thermos, ou que la méthode de travail que vous avez mit en place fonctionne que pour certains domaines et que donc vous devez l’adapter pour les autres,…) Regroupés ensemble tous ces aspects permettront d’améliorer vos résultats que ça soit scolairement mais aussi dans votre travail et même d’évoluer dans plusieurs projets ou plans de votre vie. Bien sûr cet effet là est le plus long et le plus complexe a atteindre, parfois ça prend des années, mais c’est pas grave, on a tendance à beaucoup se concentrer sur les résultats mais la réalité c’est que le processus vous en apprend beaucoup plus sur vous et vos capacités que les résultats que vous obtenez donc faites des tests, soyez curieux, faites tout de même attention à pas en faire trop non plus mais ne restez pas sur un truc qui n’a pas l’air de fonctionner pour vous (le mieux c’est que ça vienne de vous, c’est aussi pour ça que je vais donner des recommandations très globales).
Avant de commencer à vous expliquer comment je vous recommande de procéder pour trouver l’organisation adaptée je tiens à expliquer un peu comment fonctionne les pages du PDF. Si vous n’êtes pas intéressez vous pouvez passer ce paragraphe il n’y a pas de soucis. Dans ce document vous trouverez une page de calendrier semestriel, une page de suivis semestriel et quatre pages de suivis de dépenses (vous pouvez personnaliser l’impression pour n’avoir que la page qui vous intéresse.) Pour illustrer ce que je vais expliquer j’ai pris aussi quelques photos d’exemple fictif d’utilisation du PDF pour que mes explications soient plus claires.
Calendriers : Comme vous le constaté, il y a une vue globale de chaque mois (septembre-décembre) et une grande case, en plus d’une case de code couleur, ce que je recommande ici c’est d’avoir au moins trois couleurs : événements fixes (fêtes, vacances scolaires, fériés, anniversaires, …), événements personnels (sorties, reprises d’une activité, jour de congé, occasions spéciales, rdv médicaux, …) et événements professionnels ou scolaire (rendus, oraux, examens, partiels, inscription, rentrée, ...). Ce code couleur je préfère l’utiliser uniquement sur la vision globale des mois et dans les notes uniquement mettre le numéro du jour et la précision de ce dont il s’agit.
Suivis d’habitudes : J’ai encore un code là aussi, déjà j’ai limité les tableaux à 5 lignes parce que je me suis dis que si vous téléchargez cette fiche c’est surement que vous n’êtes pas un habitué de ce système et je pense que c’est mieux de tenir 5 activités par mois que d’en mettre 20 et ne rien pouvoir faire. Sachant que le mois suivant vous pouvez toutes les changer. Et le code que j’ai consiste en un X dans la case si l’activité est prévue pour un jour précis (par exemple, j’ai cours de piano tous les vendredis donc tous les vendredis du mois sont cochés), ça me permet de savoir que je le fais au moins une fois par semaine et le but est de le faire aussi lorsque ce n’est pas prévu. S’il y un point dans la case c’est que l’activité a été faite pendant ma routine du matin (généralement c’est Yoga ou Sport, Méditation et Journal puis une autre activité en plus.). Et donc si c’est fait je surligne la case.
Suivis de dépenses : Ici il s’agit juste d’identifier les dépenses faites au cours du mois, par jour. La case des jours étant un peu grande je peux vous recommander de faire une ligne en plus avec pour signaler un avis sur la ou les dépenses du jour, sinon vous pouvez mettre un code couleur, l’idée est que sur la fiche que j’ai mis à votre disposition il y a une colonne pour les jours, à côté la colonne des dépenses et la colonne la plus longue vous permet de mettre un détail de vos dépenses. Sur l’exemple que je donne les couleurs représentes trois statuts de dépenses : Obligatoires, utiles ou inutiles.
Voilà pour le PDF, maintenant, retournons à notre problématique : comment savoir quelle organisation fonctionne pour nous et comme mettre en place une ébauche d’organisation. En fait cela tombe bien qu’on parle ici uniquement d’ébauche d’organisation parce que je n’ai pas encore mon emploi du temps de l’année mais j’ai quand même pu anticiper quelques trucs donc je vais vous expliquer comment (et aussi un peu pourquoi) j’ai fait ça. Le premier conseil que je peux donner c’est plutôt une indication qui fait écho à ce que j’ai dit en début d’article, tout repose sur l’observation de soi. Vous allez devoir commencer par observer comment vous êtes en fonction des moments de la journée, en fonction de ce que vous mangez, de l’heure à laquelle vous vous couchez et levez. Bref, il faudra observer votre motivation, votre ressentis, peut-être même observer votre méthodologie et les résultats qu’elle apporte, ou si ce que vous faites-vous plait ou non. Et surtout, le gros phénomène à surveiller c’est la procrastination. On diabolise la procrastination mais récemment je me suis posé la question « Quand, pourquoi et comment je procrastine ? » et j’ai réalisé que ça n’arrivait que très rarement en réalité mais qu’en ce moment c’est un phénomène récurrent depuis que mes journées sont très remplies. Comme si mon corps me suppliait de prendre des pauses régulières et parfois des journées de pauses. Donc j’en ai conclu que peut être la procrastination n’était pas à vaincre mais à écouter. Juste demandez-vous lorsque vous travaillez et que d’un coup vous saisissez votre téléphone pour parler si ce n’est pas parce que vous avez besoin d’une vraie pause. Sachant que quand je parle de procrastination je ne parle pas de « remettre au lendemain » la procrastination c’est plus ce sentiment que tout est plus important ou urgent que ce que vous êtes en train de faire ou que vous devez faire. C’est pour ça aussi que l’organisation a du bon, vous pouvez dire à l’avance ce qui est urgent et important donc à faire, au moins vous ne perdez pas de vue ça, mais juste le début, la base de tout ça c’est de s’observer et s’écouter lorsque tout d’un coup ranger votre bureau parait être une tâche cruciale. Avec cette observation, vous pourrez faire la première étape, celle de l’anticipation. L’idée ici est de découper la journée en bloc. Personnellement j’ai donc décidé que ma journée de travail commence à 8h et fini au plus tard à 21h. L’heure de début est née de deux choses : déjà je sais que de 8h à 10h normalement je suis assez efficace et ensuite parce que mes cours pourront commencer minimum à partir de 8h donc ça me permettait de savoir quand je devais partir au minimum pour ne pas être en retard. 21h en revanche c’est uniquement parce que si mes cours finissent à 20h il me faudra une heure max après pour retravailler un peu mes notes. C’est un peu le scénario catastrophe dans un sens. Mais au moins à partir de là je sais deux choses : je devais me lever maximum à 7h et me coucher maximum à minuit. Donc j’ai commencé à le faire dès les vacances pour avoir trois mois pour prendre l’habitude tout en pouvant modifier des choses. Parce que j’ai réalisé après un mois que je commençais à apprécier de faire des activités sur cet horaire libre, mais du coup c’était plus suffisant pour ne pas être en retard si j’avais cours à 8h, donc j’ai baissé l’horaire à 6h puis à 5h30. Donc vient le deuxième bloc à mettre en place : le temps personnel. Et ici je ne parle pas de temps type « douche, dîner, dodo », je parle plutôt d’un temps « Netflix, films, lecture, yoga, dessin, écriture, sport, … » un truc que vous pouvez faire chez vous mais lié à une passion que vous avez (les suivis d’habitudes peuvent aider). Dans mon scénario catastrophe de fin des cours à 20h ma routine du soir ne consiste qu’à faire du sport et du piano après la fin de mon bloc travail à 21h. Parce que forcément j’ai dû diminuer l’heure max de coucher quand j’ai commencé à me lever à 5h30. Ensuite l’observation, je l’ai déjà un peu dit, permet de savoir les moments de la journée où nous sommes efficaces et aussi les repas ou les événements qui nous rende un peu moins efficace, j’ai par exemple constaté que si je voulais être efficace l’après midi mon repas du midi devait être soit manger très lentement, soit très léger (salade). Donc je sais que si j’ai cours en début d’après-midi je vais devoir manger un peu plus léger avant. L’observation m’a donc permis de savoir quand je devais me lever pour faire ma routine sans être en retard, quand je devais me coucher pour réussir à me lever le lendemain, quand je suis efficace et ce que je dois manger de préférence le midi pour l’être l’après-midi. Donc maintenant j’ai mon bloc travail, mon bloc temps personnel et une partie de mon planning de repas par semaine sans même avoir mon emploi du temps. Maintenant ce n’est pas tout, cette observation peut aussi vous aider à vous organiser au début de la journée. Imaginons que vous êtes sur plusieurs projets à la fois (petite recommandation : si ce sont des gros projets essayez de détailler en petite étape pour ne pas vous écrouler et passer trop de temps sur l’un et oublier les autres) mais que vous n’êtes pas au même niveau de progression sur chacun, par exemple il y en a un que vous commencez à peine et un autre déjà entamé qui entre en phase complexe. Ce que l’observation permet ici c’est que comme vous avez pu voir quelles sont plus ou moins les périodes de la journée pendant lesquelles vous êtes efficace, le matin quand vous allez organisez votre journée vous serez apte à vous dire que le projet en phase complexe doit être fait pendant les périodes de grosse efficacité et que celui qui vient à peine de commencer peu être placé sur les périodes de moindre efficacité : le but ici est de conservé les moments forts pour les étapes complexes et les moments un peu plus calmes pour les étapes et tâches simples ou urgentes qui serviront de pauses mais sans vous laissez distraire. En plus faire des pauses comme celle-ci permettent de ne pas vous écrouler, car souvent les tâches simples ou urgentes mais pas trop sont facilement repoussées, le problème c’est qu’elles s’accumulent et se multiplient aussi facilement. Si ça vous arrive souvent, je peux vous recommander le principe de Reset Day (c’est aussi un bon moyen de s’occuper malgré un coup de mou voire même une chute totale de moral). Le principe est simple, si vous vous sentez vraiment dépassé, noyé, voire que vous avez le moral à 0 mais que vous ne pouvez pas vraiment faire de pause, prévoyez dans la semaine un jour ou deux, le week-end par exemple pour ne faire que 3 choses : ménage intense (alors, je sais faire le ménage tous les jours c’est mieux mais là je parle surtout de tri, le but c’est de faire le vide, repartir à 0), les trucs à faire plus ou moins urgent mais que vous arrêtez pas de repousser, et prendre du temps pour vous. Le but est simple ici, redonner un coup de frais à votre lieu de vie ou de travail, diminuer votre liste de tâches pas très intéressantes mais à faire quand même et une fois ça fait être libre de penser qu’à vous (le mieux est de faire un truc que vous avez pas fait depuis longtemps, par exemple cette activité sportive dont vous parlez à tout le monde et que vous aimeriez refaire mais pour laquelle vous n’avez pas trouvé le temps : c’est le moment de prendre le temps pour ça).
Je pense que tout ça vous permettra de vous organisez avec votre méthode et selon vos besoins, n’essayez surtout pas de recopier ce que les autres font, chacun à son propre système, certains sont plutôt papier crayon d’autres totalement numérique, d’autres un peu des deux. Certains auront tout en tête. Il suffit juste de quoi noter si vous en avez besoin, mais surtout d’observer comment vous fonctionnez, c’est la seule chose qui influence votre organisation, c’est compliqué et ça peut être long mais si vous vous observez pendant que vous travaillez, que vous constatez que votre efficacité est au max très tôt le matin et très tard le soir, vous ne pouvez pas avoir la même organisation que quelqu’un qui est beaucoup plus efficace l’après-midi et la fin de soirée. Ne vous comparez pas, c’est pour ça que mon PDF vous pouvez ne pas le prendre vous ne perdrez rien, et retenez que les fois où j’ai raté mon bullet journal c’est parce que je faisais ce que je voyais sur internet sans me demander si c’était utile pour moi, maintenant mon bullet journal ne contient que ce dont j’ai besoin et même si je travaille encore mes mises en pages, il est très fonctionnel et c’est que ça qu’on lui demande d’être. J’aime ce système parce qu’il épouse parfaitement ma conception de l’organisation : c’est personnel. Un agenda standardisé ne peut pas être adapté à tout le monde. Personnellement j’ai besoin d’avoir une vue de la semaine entière, pour le savoir j’ai dû tester les deux, et bien la plupart des agendas que j’ai eu étaient au format une page par jour, passer sur des pages « je fais comme je veux » ça fait du bien. Retenez juste que vous avez juste besoin d’avoir de quoi noter.
J’espère que ce long article sur le sujet vous a plu, qu’il n’était pas trop long aussi, je ne m’attendais pas à avoir autant de chose à dire avec si peu de conseil : s’observer, identifier les blocs « travail » et « personnel », valoriser les temps d’efficacité pour les projets difficiles, faire des pauses actives avec les tâches simples ou urgentes, placer des Reset Day (désolée, je sais pas s’il y a un terme en français, peut-être « remise à 0 ») et surtout s’écouter, ne pas se comparer et se laisser le temps de bien le faire. L’article de demain portera sur ce que je recommande de faire la veille d'une rentrée scolaire et en plus quelques exercices anti-stress que j’ai partagé sur Facebook mais dont je vais reparler (évidement ils sont valables pour tout le monde et pour tout autre événement que la rentrée).
Sur ce, je vous souhaite une bonne organisation !