Créer son propre système d'organisation !

Bonjour à tous,

J’ai eu beaucoup de mal à me fixer sur le sujet de l’article aujourd’hui. Mais, à la suite d’une sorte d’appel au secours discret d’une amie et d’une désillusion personnelle avec le site Notion.so que j’avais présenté dans quelques articles, je me suis donc décidée à parler d’organisation et de comment créer son propre système. Sachez d’ores et déjà que c’est un processus qui peut être long si vous avez beaucoup de projet, ou que vous changez régulièrement de situation. Je parle ici à la fois d’expérience puisque je travaille sur le processus et non plus les résultats depuis déjà quelques années (et pour le moment j’ai envie de dire que c’est sur la bonne voie) mais aussi par rapport à quelques recherches que j’ai pu faire qui pourront vous aider. Tout est parti de mon abandon de la Miracle Morning il y a quelques mois, j’ai réalisé que cela faisait déjà presque 3 mois que je ne me levais plus suffisamment tôt pour contribuer à mes projets. Alors j’ai tout repris depuis le début, d’abord j’ai modifié la routine pour la transformer en deux routines (matin et soir), ensuite, j’ai eu besoin de la prise de conscience. Cette prise de conscience, elle s’est faite après une longue pause, pendant quelques jours j’ai arrêté de me prendre la tête parce que je ne « glandais rien » et j’ai regardé ce que j’avais glandé en 2019. 2019 est officiellement mon année la plus productive. Pas tellement en termes de chiffre car ce blog ne génère pas beaucoup de visiteurs et mes études ne génèrent des notes qu’à partir de février. Donc je me suis basée sur d’autre critère pour connaitre ma situation : ce que j’ai fait que je ne faisais pas avant. J’en parle dans mon article 2019/2020, mais globalement, en 2019 j’ai commencé à publier une fois par semaine sur le blog, je suis en double-licence et j’ai entamé une Miracle Morning qui a tout de même tenue 5 mois.

Dans tout ça l’organisation a joué un rôle crucial. Mais j’ai mis du temps à me fixer ce sur qui fonctionnait sur moi, notamment parce que j’ai mis du temps à accepter que certaines choses ne fonctionnaient pas. Pour que ça soit une réelle méthode, et pas un « top astuce », je vais structurer au maximum cet article.

Nous sommes tous organisés mais peu d’entre nous en sont conscients

Premièrement, avant de rentrer dans des questions trop précises, il faut commencer par se demander si on n’est pas déjà organisé. Le problème de l’organisation de nos jours, c’est que l’on est tout le temps confronté à de nouvelles méthodes révolutionnaires, je pense notamment au système Bullet Journal, qui pourtant ne sont pas forcément adapté à vous. Donc avant de se torturer avec ce que les autres font, établissez déjà ce que vous faites. Vous êtes surement organisé, peut-être de manière assez instinctive ou parce que tout simplement vous avez apprit à l’école à utiliser un agenda et qu’au travail vous n’avez pas tellement d’autre choix, mais le problème de ces « organisations imposées » c’est qu’on les fait parfois à contre cœur, ou alors on se débrouille comme on peut. Faites table-rase, demandez-vous ce que vous faites déjà : avez-vous un planner ? un système de to-do-list papier ? une liste sur votre smartphone ? un espace de travail commun que quelqu’un de plus organisé que vous a fait pour vous ? une méthode de mémorisation et de priorisation implacable dans votre tête ? un agenda sur mesure qu’on appelle communément « passe moi un stylo je le note sur mon bras » ? Tous les petits trucs qui vous permettent de ne pas oublier de rendre un devoir (si vous êtes en étude) ou un projet (si vous travaillez par ex) fait dans les temps et respectant les exigences. Il est important de ne pas négliger ce que l’on fait déjà, parce que si vous avez le sentiment de ne pas être organisé, mais que vous avez pu répondre à la question, c’est que ce que vous faites est soit instinctif, soit déjà bien ancré. Lutter contre serait contre-productif et vous mettrait dans une situation compliquée puisqu’elle vous obligerait à partir de 0 alors que vous partiez déjà de 1. Personnellement, avant de commencer à utiliser le bullet journal, je me suis posé la question, et la réponse était « j’ai un agenda… » or ce n’est pas suffisant, certes tu as un agenda, mais ensuite ? et donc, fin de la phrase « …que je n’utilise pas, que j’oublie ». Les rendus importants étaient dans mon calendrier sur mon téléphone et je ne faisais pas mes devoirs car je préférais rendre des DM et faire des sujets d’annabac etc. Vous ne partez pas de rien, même les gens que je connais se disant « mal organisé » ont une organisation presque plus solide que la mienne parce qu’elle est ancrée (contrairement à moi qui aime tester des trucs, enfin, le bullet journal est ancré, j’ai essayé un retour à l’agenda…bref.) Conclusion de ce premier point : nous sommes tous organisés, l’important c’est de s’en rendre compte.

Du plus grand au plus petit (1/2) : de la bonne résolution à la tâche quotidienne

La méthode la plus simple est toujours de diviser les gros projets en tâches minuscules. Pour donner un exemple très concret et personnel : je veux perdre beaucoup de poids, j’y arrive mais je ne me maintien pas car je mange comme quand je faisais encore beaucoup de sport, surtout avec le décalage alimentaire entre quand je suis chez moi et quand je suis chez les autres. Ce projet, écrit comme ça, est vertigineux. J’ai donc découpé en projet plus cool, sur un truc qui me fait kiffer : je ne veux plus « perdre du poids », je veux me muscler. Quoi de mieux pour ça que le sport, et ça le sport je peux en faire quand je veux. Ah, j’ai la flemme et je me trouve de bonne excuse : puisque c’est comme ça, je vais en faire 20min, tous les soirs, à 21h. Cette division de volonté en projet puis en tâche me fait aimer mes journées : même si la journée est dure, je sais que le soir je vais rentrer non pas pour dormir et laisser cette journée au passé, mais pour construire. Construire mon corps. Mais aussi ce blog, mon roman…bref. Vous commencez à voir ce que je veux dire je pense. Après je reviendrais sur comment baser son système sur ce découpage, mais il faut y aller progressivement. Déjà il faut fixer des projets, si possible ne pas dépasser 3 projets (et en avoir au moins 1 personnel) parce que c’est une bonne idée de diviser mais pour 3 projets vous pouvez avoir 15 objectifs à l’année, donc un nombre conséquent de tâche par jour, et le but n’est pas de ne plus dormir. D’autant plus que cette méthode va vous obliger à bien réfléchir vos tâches quotidiennes comme une pierre à l’édifice de vos objectifs, autant il ne faut pas trop penser aux résultats car cela va vous bloquer et vous ne passerez pas ce temps sur le processus, autant faire découler ses tâches du jour directement d’objectifs découlant eux-mêmes d’un gros projet permet de toujours savoir que cette tâche s’inscrit dans plus ambitieux, et donc vous allez mieux choisir quoi faire dans vos journées.

La nouvelle problématique est donc : comment crée-t-on un projet ? Personnellement, je le faisais un peu au hasard et surement très mal mais récemment j’ai eu un déclic en regardant une vidéo sur la chaîne youtube Marketing Mania : beaucoup de livre que je lis sur ces sujets sont écris par des entrepreneurs qui ont des chiffres sur lesquels appuyer leurs projets, mais moi qui suis étudiante en double-licence je ne peux pas avoir de travail qui me donne un revenu permettant de mesurer mes progrès, ou même donner une valeur à mon temps comme le préconise Fabien Olicard dans son livre Votre temps est infini. Mais à force de réflexion j’ai trouvé des chiffres : mes notes, mon audience blog, le nombre de fiches faites/ de mots écris pour mon roman, le temps de sport que je fais (et quels sports) … Donc j’ai mis dans mes projets une ressource quantifiable qui me permet de savoir sur quoi je dois travailler au moins dans le premier trimestre de l’année. Essayez au maximum de rendre vos projets quantifiables juste pour noter la progression, si ce n’est pas possible, il faudra être assidue sur le suivi des tâches (exemple, si votre projet est de préparer un voyage).

Du plus grand au plus petit (2/2) : de la fiche de projet à la to-do-list

Une fois la division faite au brouillon, vous pouvez créer votre système autour en mettant comme principe que la grande page est pour un projet et la petite page jetable est pour les tâches quotidienne. Dans mon bujo ça se matérialise par une double page pour un projet, cette double page est pleine de cadre « objectif » et dans les cadres il y a les tâches qu’après je dois distribuer. Je ne fais donc pas ça pour tous mes projets, certains restent dans ma tête d’autres, plus complexe, seront traités sur ordinateur. Sachant qu’il peut ne pas y avoir de « projet apparent », par exemple tous mes projets de l’année, en tout cas les plus complexes et importants, sont déjà des projets entamés qui ne sont qu’à faire évoluer. La fiche projet peut même être jetée une fois que les tâches sont listées !

Sinon il y a les listes, toutes ou presque seront à garder : les listes détaillant une idée sont à garder, les listes sur un même thème aussi, les listes de tâche quotidienne ne le sont pas. A vous de déterminer quelles listes vous sera utile, parfois on voudrait en avoir plein mais peut être que vous n’avez pas tellement besoin d’avoir des listes projets parce que vos projets sont déjà atteints et vous n’avez que des tâches pour les maintenir : tâches qui sont compilées puis mise dans les tâches quotidiennes.

Question ultime (mais à réfléchir qu’en dernier) : numérique ou papier ?

Pour pouvoir vous proposer cet article, et ce point en particulier, il a fallu que je me dise que j’avais suffisamment testé les deux supports pour donner mon avis : ça dépend. Le papier est toujours plus écolo malgré les idées-reçues mais le numérique à l’avantage d’être accessible partout et de ne pas ajouter de charge supplémentaire. Mais ça ne sera pas forcément bien pour vous. Personnellement, je tape tout ou presque sur PC, j’essaye de ne pas le faire pour les cours mais je retombe vite dedans, donc quand je dois m’organiser je le fais au maximum sur papier, pour dissocier les deux : la préparation et l’exécution. J’ai même fait un calendrier sur lequel mes rdv et tâches importantes sont sur des post-it pour avoir la satisfaction de les retirer un à un. Ok, c’est bizarre. Pour moi l’organisation numérique était pratique mais je n’avais pas l’impression de me vider la tête, contrairement au bullet journal ou même à la feuille de papier qui me fait voir l’évolution de ma réflexion, de la division en tâche etc. L’écriture à la main à cet effet physique qui rend plus réel l’organisation, comme le fait de cocher une tâche. A tel point que même ce que je travaille sur ordinateur se retrouve quasiment systématiquement imprimé et complété à la main avant d’être modifié sur traitement de texte si besoin (ou juste rangé si ce n’est pas nécessaire). Mais d’un autre point de vue, si vous n’avez selon vous qu’à noter des rendez-vous et des tâches quotidiennes, un calendrier sur votre smartphone et une application de note suffisent, de toute manière ce n’est pas tellement le support qui compte lorsque que vous avez bien prit le temps de décortiquer vos projets. Dans un sens pour moi c’est d’autant plus simple parce que mes filières fonctionnent en projet : oraux, dossiers, partiels. Vous pouvez donc très bien être plus à l’aise avec l’un ou l’autre et créer un système plus ou moins sophistiqué autour de vos préférences. Si je dis que « je fais au plus simple » des gens riront parce que pour eux « simple » est une liste de note sur son téléphone, alors que pour moi c’est d’une extrême prise de tête parce que j’oublie que j’ai ces listes de notes : une fois faite sur mon téléphone, elles sont refaites sur papier et cochée sur papier, je retrouve la note téléphone trois semaines plus tard. Pour moi « simple » c’est un carnet que je fais évoluer en fonction de moi, avec toutes mes réflexions et idées compiler puis référencer dans un index, et à côté des to-do-list que je peux jeter dés qu’elles sont finies (en lien avec une to-do-list globale dans mon carnet). Certains suivis restent encore sur numérique parce que c’est plus simple pour moi, notamment dans le cas de mon roman. Mais normalement, le support qui vous correspond sera mit en avant par le bilan de ce que vous faites déjà instinctivement, parce que si vous vous rendez compte qu’il y a plus de numérique que de papier dans ce que vous faites, c’est un bon indice.

J’espère que cet article vous plait et vous a donner des idées pour votre propre organisation. Rappelez vous juste que l’organisation c’est un support à la réflexion d’un processus : c’est important mais il faut équilibrer la mise en place et la mise en pratique (c’est pour ça que je m’efforce à faire mon organisation lors de ma routine matinale et pas en pleine journée).

Précision : je dis à un moment dans l’article qu’il faut se limiter à 3 gros projets au max, je parle ici de projet conséquent comme préparer un voyage, doubler son chiffre d’affaire, écrire un roman best-seller…bref, un gros projet. Plus tard dans l’article je parle de fiche projet, cette fiche peut être dédié à un de vos gros projets ou à une de leur composante (ex : un de mes gros projets est d’avoir 14 de moyenne en Histoire et en Philo cette année, il n’y aura pas de forcément de fiche projet dédiée à ça mais en revanche il y en aura pour mes oraux, dossiers, révisions…)

Sur ce je vous souhaite de belles découvertes !